ניהול תהליכים עסקיים ושיתופי פעולה בין מחלקות שונות בחברות וארגונים גדולים הוא פרויקט של ממש. מערכות ERP נועדו לתת מענה בדיוק על הצורך הזה ולעזור לנהל תהליכים שכאלו בדרך יותר פרודוקטיבית ואפקטיבית. יש שרואים בתוכנות ERP תוכנה לניהול פרויקטים אבל למעשה היא הרבה מעבר לכך.
ניהול נכון של חברה או ארגון דורשת מאמצים רבים. מדובר על תקשורת בריאה בין המחלקות השונות, ניהול מערך מכירות ושירות לקוחות אפקטיבי ויכולת ניטור, בקרה והשתפרות מתמדת. אחד הכלים הכי חזקים שיש כיום לחברות וארגונים שרוצים בכך היא מערכת ERP שמאפשרת ניהול תהליכים ופרויקטים בכל היקף שנדרש לכך.
מהי מערכת ERP?
מערכת ERP שנתפסת לעתים בתור תוכנה לניהול פרויקטים או נתפסת כסוג של מערכת CRM היא למעשה הרבה מעבר לכך ואף כוללת בתוכה את שתי האפשרויות הללו בחלק מהמקרים. מערכת ERP לרוב היא מערכת אוטומציה לניהול נכון, יעיל ופרודוקטיבי יותר והיא נותנת סט של כלים למי שעושים בה שימוש.
- ההבדל מתוכנה לניהול פרויקטים – מערכת ERP כוללת בתוכה אפשרות של ניהול פרויקטים בהיקפים שונים. אבל בעוד שבפרויקט יכול להיות מקושר למחלקה ספציפית, הרי שמערכת ERP יכולה לתת כלים ושירותים נוספים לארגון , ללא קשר לאותו הפרויקט.
- ההבדל ממערכת CRM – מערכת ERP נוגעת לרבדים שונים של כל עסק או ארגון ואילו מערכת CRM מיועדת בד"כ יותר למטרות ניהול מכירות ו/או שירות לקוחות מבלי לתת התייחסות מקיפה יותר לצרכים של הארגון. כמובן שיש מערכות CRM ייעודיות יותר כמו הנהלת חשבונות או מערך לוגיסטי וכדומה אך גם הן מוגבלות ביכולתן ויש צורך בכמה מהן כדי להיות שוות ערך למערכת של ERP.
מה היתרונות של מערכת ERP?
נוסף על ההבדלים שציינו זה עתה יש יתרונות נוספים למערכת ERP:
- מחלקת כספים – ניהול חשבונות, מעקב ובקרה אחרי פעולות חשבונאיות, העברות כספים, הפקדות ותשלומים, דבר שמאפשר חסכון ניכר ומונע שגיאות יקרות ערך.
- מחלקת ייצור – ליווי של תהליך הייצור על כל שלביו ויכולת ניטור ובקרה על התהליך כולו עם יכולות לשפר ולייעל אותו.
- מחלקת מכירות – ניהול תהליך האספקה, המבצעים, המלאי ובעיקר חיבור בין פעילות פיזית ווירטואלית בקמעונאות מודרנית. מייעל את המכירות.
- מחלקת משאבי אנוש – ניהול מערך העובדים, חסכון בכוח אדם היכן שצריך, תוספות כוח אדם על פי פרויקטים שונים ומעקב אחרי התפוקה של כל עובד ויחס עלות תועלת שלו לעסק וכדומה.
- מחלקת שיווק ופרסום – אפשרות ניהול, ניטור ובקרה של מערך הפרסום של העסק בעיקר כאשר מדובר על פרסום במדיה דיגיטלית אך לא רק. האפשרות למקסם את היחס בין עלות הפרסום לתועלת המופקת ממנו חשובה להצלחה של כל עסק.
- מחלקת לוגיסטיקה -ניהול מערך מלאי המוצרים, שרשרת אספקה, מערך הובלה והפצה על פי הדרוש לעסק.
לסיכום נציין שמערכות ERP הן כלי רב חשיבות כיום לכל עסק או ארגון שרוצה לייעל את הפעילות שלו, לחסוך בהוצאות ולשפר את המכירות ומתן השירות ללקוחות. המערכת מבוססת על אוטומציה ובינה מלאכותית (עסקית) שמאפשרת למידה ושיפור כל הזמן, לעתים בזמן אמת.
המאמר נכתב בשיתוף עם CNWD אשר מציעה לעסקים וארגונים פלטפורמה חדשנית לניהול, ניתוח וניטור כלל המשאבים העסקיים.